Как грамотно составить инструкцию должностного типа на менеджера по закупкам: особенности составления, требования, функции и обязанности специалиста, изучение образца

Простой пример разделения обязанностей специалистов отдела закупок

Ассортимент в общепринятой системе закупок подразделяется на категории или товарные группы. Проанализировав количество той или иной товарной группы, потребности и спрос клиентов, сотрудник отдела только после этого начинает формирование заказа. В самом отделе закупок работников можно разделить на две группы, имеющие разные функции: закупщики и категорийные менеджеры. Каждый тип специалистов отвечает за свою товарную группу.

Категорийные менеджеры обязаны выполнять такие задачи:

• наполнение товарной категории путем выбора и заказа товаров, формирование ассортимента. В пример можно поставить обычный продуктовый магазин, в котором представлена товарная категория «Газированные напитки». Но в разных точках сбыта в эту категорию входят свои позиции (SKU) – Pepsi, Coca-cola, Sprite, а также продукция местных компаний в фасовке разных объемов;
• проведение ассортиментной политики;
• управление закупками и поставщиками. Ведь именно в задачи категорийного менеджера входит анализ и выбор наиболее выгодной схемы сотрудничества;
• контроль за транспортировкой товаров;
• осуществление маркетинговых процессов по продвижению своей товарной группы;
• осуществление контроля за мерчандайзерами (выкладка товаров на полки).

При использовании различных систем должностные обязанности менеджеров по закупкам могут меняться. Например, если поставщик сам занимается доставкой товара, их объем и количество, заказываемые компанией в отчетный период, одинаковое, то возможная роль менеджера может сводиться лишь к формированию самой заявки. Если специалист выполняет экспертные функции, то в его обязанности может быть включен поиск товаров, которые возможно реализовать в сжатые сроки.

В небольших компаниях менеджер по закупкам, как правило, может выступать одновременно в роли логиста. То есть большую часть времени он уделяет поиску поставщиков. Его приоритетом становится осуществление бесперебойных поставок товара в магазин в установленные сроки различными способами.

Сам закупщик в оргструктуре отдела находится в подчинении у менеджера, в чьи обязанности входит формирование и отправка заявки. То есть непосредственно он принимает решение о количестве заказываемых единиц, определением сроков, способов и места поставки товара.

Но, как правило, во многих компаниях такие люди продолжают именоваться специалистами по закупкам.

Работа тендерным специалистом: где искать вакансии и размещать резюме?

С развитием сети интернет найти работу стало проще простого. Вакансия тендерного специалиста – не исключение. Руководители организаций, нуждающиеся в опытном работнике, размещают свой запрос на различных сайтах. Этих сайтов много, но назовем только ТОП-5 самых популярных, по нашему мнению.

1. www.avito.ru
2. www.youla.ru
3. hh.ru
4. job.ru
5. rabota.ru

Эти сайты по поиску работы бесплатные, но есть и платные.

Если вы желаете трудоустроиться специалистом в тендерный отдел, то не только мониторьте существующие вакансии, но и размещайте там же свои резюме. Это повысит ваши шансы найти работу. Руководители компаний не только размещают вакансии, но и сами просматривают предложения людей.

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Опыт работы закупщика

При знакомстве с резюме работодатель в первую очередь уделяет внимание перечню должностных обязанностей, которые кандидат выполнял на прошлой работе. При подборе информации для этого раздела следует ориентироваться на требования вакансии

Например, в образце резюме опытного специалиста по госзакупкам следует сделать акцент на знании ФЗ-44, а в производственной сфере определяющим навыком будет учет ТМЦ.

Снабженец, как правило, должен разбираться в производственных процессах, активно взаимодействовать с поставщиками, заключать выгодные контракты и правильно анализировать динамику цен. Все эти моменты также должны быть отражены в перечне должностных обязанностей.

Немаловажную роль играют и достижения.

Следует сформулировать перечень трудовых заслуг, которые смогут ответить на вопрос: «Чем вы были полезны на предыдущем месте работы?». Не пренебрегайте конкретными числовыми выражениями. Например, «Заключил 5 государственных контрактов, стоимостью 200 млн рублей».

Пример опыта работы в резюме специалиста по закупкам:

• Период: 06.2016 — 07.2019
• Организация:

  Сеть канцелярских магазинов «Скрепка»

• Должность:

  Менеджер по закупкам

• Обязанности:

  — Своевременное обеспечение магазинов ассортиментом продукции; Работа с поставщиками; Формирование заказов; Контроль остатков; Проведение торгов; Логистика; Документооборот с поставщиками.

• Достижения (за 2 года):

  — Снижение затрат на закупки до 25% за счет заключения выгодных договоров с поставщиками.

Если вы начинающий специалист и опыта работы еще не имеете

, упор следует сделать на разделе «О себе», указав в нем все качества, дающие возможность быстро обучаться и усваивать новую информацию. Отсутствие стажа также можно компенсировать указанием сведений о прохождении практики в учреждении, где были изучены функции снабжения и приобретены соответствующие навыки.

Обратите внимание на то, что предыдущий опыт работы должен быть идентичен вакансии или максимально приближен к ней. Если вы ранее работали продавцом-консультантом, вряд ли этот стаж заинтересует работодателя

Обязанности менеджера по закупкам

Потребность в наличии квалифицированного сотрудника на предприятиях растет каждый день. Востребованным становятся те специалисты, которые могут разрабатывать наиболее подходящую и выгодную концепцию, учитывая факторы рынка, сферы деятельности, показатели продаж.

Наиболее ценны те сотрудники, которые способны держать в памяти большое количество информации и быстро давать оценку ситуации.

Должностные обязанности сотрудника включают в себя множество функций, которые напрямую зависят от сферы деятельности предприятия. В качестве основных можно выделить:

• поиск поставщиков, которые предлагают блага по наиболее выгодным ценам;
• предоставление сведений другим отделам предприятия;
• доведение информации до руководства;
• формирование заказов;
• расчет необходимых товарных объемов;
• отслеживание результатов исполнения заказа;
• оценивание рынка и спроса на блага;
• контролирование продаж товара;
• изучение новых интересных предложений;
• определение товара, который следует добавить в ассортимент или убрать;
• осуществление проверки качества продукции;
• обеспечение склада необходимым объемом благ;
• устранение конфликтных ситуаций с поставщиками, потребителями;
• контроль транспортировки и сроков отгрузки заказанного;
• способствование решению проблем на таможне;
• консультирование продавцов;
• осуществление контроля по выплатам за приобретаемое.

Стоит отметить, что в каждой компании должностные обязанности менеджера по снабжению определяются согласно пожеланиям и предпочтениям руководства. Поэтому перечень может быть либо дополнен, либо существенно сокращен за счет делегирования некоторых функций другим сотрудникам.

Оценка отдела закупок по уровню дополнительных скидок

Один из критериев работы отдела закупок — увеличение скидок поставщиков. Конечно, при таких KPI есть опасность входных завышения цен.

Но электронная система сравнения базовых цен, сравнение цен с предложениями из интернета, между подразделениями и главное — назначение на должность менеджера по закупкам лояльного компании руководителя страхуют нас в целом от данной проблемы.

Что нужно производителям от дистрибьютора с формальной точки зрения призаключении договоров впервые:

1. Сайт компании.
2. Структура региональной сети (расположение и зона ответственности филиалов).
3. Договоры об информационных услугах.
4. Электронные адреса сотрудников.
5. Справка о средней численности сотрудников компании.
6. Кодекс этики.
7. Наличие антикоррупционных тренингов.
8. Информация о наличии/отсутствии собственности у юридического лица.
9. Аудиторское заключение (если таковое имеет место).
10. Штатное расписание (структура).
11. Уставные документы, документы о назначении генерального директора.
12. Вывески. Наличие их в офисе, где будут проходить переговоры.

Ответственности менеджера по закупкам

На менеджера по закупкам возлагается ответственность за: 4.1 Небрежное или невнимательное отношение к выполнению своих непосредственных обязанностей; 4.2 За нарушение правил, прописанных во внутренней документации компании; 4.3 За нарушение норм, установленных действующим законодательством; 4.4 За отказ от выполнения прямых поручений вышестоящих должностных лиц; 4.5 За разглашение информации, которая составляет коммерческую тайну и которая изначально не предназначена для широкой общественности; 4.6 За нанесение компании технического, финансового или репутационного ущерба; 4.7 За нарушение правил техники безопасности, в том числе пожарной безопасности, а также норм охраны труда и трудовой дисциплины.

Функции специалиста по закупкам

Заметим, что функции менеджера, который будет заниматься закупками, в различных компаниях имеют существенное отличие. Все зависит от того, какими именно товарами занимается предприятие, какие закупки осуществляет, а также от возможности заранее осуществить процесс прогнозирования расхода на осуществление процедуры закупки сырья

В тоже время, немаловажное значение имеет также тот момент, насколько быстро можно будет найти поставщиков той или же иной продукции

По сути, описание основных функций может быть кратким и лаконичным, исходя из данного списка, будут формироваться уже обязанности.

К основным функциям специалиста относят:

Осуществление процесса изучения всех поставщиков именно тех товаров и сырья, которые используются на предприятии

На самом деле, данная функция имеет важное значение, так как на ее основании формируется важный момент подбора вариантов сотрудничества. Специалист должен осуществить оценку всех факторов взаимодействия с той или же иной компанией, осуществить составление списка, и впоследствии произвести процедуру аналитического изучения;
Специалист берет на себя функцию изучения структуры работы предприятия и формирует список закупок, которые необходимы для нормальной работы

Соответственно, в данном случае должны быть сформированы полномочия, которые бы определяли возможность специалиста осуществлять запрос на предоставление данных, которые касаются необходимости сырья и материалов на том или же ином подразделении;
Если в подчинении специалиста будут иные сотрудники, то формируется функция руководителя. Соответственно, специалист обязан будет осуществлять процесс составления требований к должности, осуществлять подбор работников, проводить обучение, премирование и мотивирование, поддерживать нормальную атмосферу в коллективе;
Специалист занимается вопросами подписания договорных отношений на поставки, в данном случае, все договора должны быть подписаны исключительно на основании предварительного изучения и анализа, и они должны импонировать ранее установленной политике компании;
Также менеджер осуществляет переговоры с различными компаниями, с целью поиска вариантов сотрудничества, которые смогли бы стать основой выгодных поставок для его предприятия. Именно данная функция является одной из основных, так как умение вести переговоры в действительности позволяет получить перспективы поиска выгодных вариантов сотрудничества.

Как вы уже поняли, в определенных компаниях список функций специалиста может быть совершенно иным. Мы предоставили вашему вниманию шаблонный вариант. Исходя из основных критериев профессии, можно будет в дальнейшем осуществить процесс разработки основных обязанностей. В инструкции должностного формата требования описываются в общем положении, что же касается функций, то они могут быть описаны отдельно, или же могут быть включены в описание данных по обязанностям специалиста. Тут самое главное – детальное и в тоже время четкое, однозначное описание всех важных нюансов, что исключает возможность формирования недопонимания между руководством и сотрудником.

II. Должностные обязанности

Менеджер по снабжению:

1. Разрабатывает политику предприятия по вопросам материально-технического обеспечения.
2. Руководит разработкой проектов перспективных, текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы.
3. Принимает участие в расчетах нормативов производственных запасов на основе определения потребностей в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях и т.д.).
4. Руководит разработкой и внедрением программ по непрерывному обеспечению предприятия материально-техническими ресурсами, необходимыми для производства.
5. Осуществляет поиск поставщиков, ориентируясь на качество предлагаемых материально-технических ресурсов, цену, сроки поставок, благоприятные условия поставок.
6. Развивает отношения с поставщиками, анализирует их производственные и финансовые возможности, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
7. Подготавливает и корректирует преддоговорную документацию.
8. Проводит переговоры с поставщиками с целью размещения заказов и согласования условий и сроков поставок.
9. Заключает договоры с поставщиками.
10. Организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых продавцов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупки материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.
11. Обеспечивает доставку материальных ресурсов от поставщиков и продавцов в соответствии с предусмотренными в договорах условиями и сроками.
12. Организует обработку поставок материально-технических ресурсов (приемку по количеству и комплектности, идентификацию качества, составление необходимой приемочной документации, внутреннее перемещение в места хранения или производственные подразделения предприятия).
13. Подготавливает претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров.
14. Периодически оценивает условия действующих договоров на предмет качества исполнения обязательств поставщиками для принятия решений о поиске новых поставщиков, изменению схем работы с поставщиками.
15. Организует контроль за состоянием запасов материально-технических ресурсов, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.
16. Руководит разработкой и внедрением мероприятий по:
    • повышению эффективности использования материально-технических ресурсов;
    • снижению затрат, связанных с транспортировкой и хранением материально-технических ресурсов;
    • совершенствованию системы контроля за расходованием материально-технических ресурсов;
    • выявлению и реализации излишков материально-технических ресурсов.
17. Разрабатывает предложения по замене дорогостоящих материально-технических ресурсов более доступными по цене и возможностям приобретения, но в то же время точно отвечающими требованиям по качеству.
18. Разрабатывает и внедряет программы по:
    • сокращению инвестиций в запасы материально-технических ресурсов путем улучшения планирования и выбора поставщиков;
    • улучшению качества закупаемых материально-технических ресурсов;
    • сокращению сырьевой составляющей себестоимости производимой предприятием продукции.
19. Координирует работы по разработке и поддержанию баз данных по закупкам, содержащим оперативную информацию, необходимую для определения потребностей в материально-технических ресурсах, источниках их закупок, расходов на закупки, пр.
20. Организует составление:
    • заявок на материально-технические ресурсы (сводных годовых, годовых, квартальных, месячных);
    • актов, заключений о качестве поступающих материально-технических ресурсов;
21. Разрабатывает задания подчиненным работникам и контролирует их исполнение.

Перечень требований со стороны работодателей

Менеджер по закупкам — лицо, ответственное за нормальную деятельность предприятия, поэтому работодатели выдвигают к специалистам данного профиля жесткие требования. Кандидат должен уметь работать с большими объемами информации, вести переговоры, составлять договора купли-продажи, знать основы гражданского и коммерческого права. Необходимыми для представителя данной профессии являются навыки работы со специализированным программным обеспечением (например 1С).

Обязанности и должностные требования к менеджеру по закупкам в международных компаниях практически не отличаются от вышеперечисленных, но к списку добавляется знание английского, а иногда китайского языка. Зарплата специалиста зависит от его опыта, квалификации и товарооборота компании, и варьируется от 30 до 100 тыс. рублей в месяц.

Как добиться эффективности деятельности отдела по работе с производителями. Принцип восьми побед

Рекомендую руководителям рассмотреть внедрение принципа восьми побед. Менеджер отдела поставок каждый месяц должен отчитаться о восьми победах — восьми существенных изменениях в работе с поставщиками или производителями.

О качественных изменениях, ведь цифры оборота по производителю сегодня — это результат работы вчера. Что такое «существенное изменение»?

Но работать приходится напряженно. Ведь в день в среднем двое переговоров, в неделю — десять, в месяц — сорок, и восемь из них точно должны дать результат, поскольку это только 20 % проделанной работы.

Конечно, если менеджер отдела поставок пассивно сидит в офисе или искренне считает, что производитель предоставил условия на год и «больше не может ничего дать», то ничего и не получится.

Зачем это надо? После шести-восьми месяцев работы в компании жизнь менеджера отдела поставок входит в колею.

Кроме того, он начинает верить производителям, которые говорят, что «условия фиксированы на год» или «у нас для всех одинаковые условия» и т. д.

Нужно разделить встречи и переговоры на текущие (тоже необходимые) и на те, что должны двигать нас вперед. И каждый день задавать себе вопрос: «А что я сделал для развития?»

Естественно, вначале в результат внедрения принципа восьми побед никто не поверит. И отчет о восьми победах будет рассматриваться как придурь начальства.

На отчете о восьми победах должны присутствовать все менеджеры отдела поставок. Если ты достиг семи результатов, то все обсуждают то, что ты должен еще сделать, если пяти — ты неудачник по сравнению с остальными. Эта мера воздействия во многом моральная, но эффективная.

Чтобы «самых сложных» производителей не бросали, раз в месяц подробно разбираются ситуации по первым 80 компаниям с определением того, что сделано, что планировалось, в чем проблемы, что собираемся делать.

А в случае, если менеджеру надо помочь, коммерческий директор должен проводить переговоры или презентации вместе с ним. При этом коммерческий директор должен сам для себя вести карточку поставщика/производителя по первым 80 поставщикам/производителям, имеющим 70 % доли на рынке.

В карточке фиксируются и результаты, и обещания менеджера отдела поставок, и проблемы. В общем, вся информация, необходимая для работы.

Конечно, бывают компании, которые данный менеджер не может проработать. Тогда на общем собрании менеджеров раз в полгода решается вопрос о перераспределении компаний между ними.

Как мы уже говорили, такую же карточку надо вести по всем производителям, с которыми у вас есть или могли бы быть маркетинговые договоры.

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Обеспечивает наличие товара по своим товарным группам в оптимальном количестве и ассортименте.

2.2. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп.

2.3. Ведет поиск поставщиков, изучает новые предложения от поставщиков, готовит для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.

2.4. Проводит переговоры с поставщиками и согласовывает условия поставки с непосредственным руководителем.

2.5. Составляет заказы поставщикам.

2.6. Отслеживает выполнение заказа.

2.7. Контролирует исполнение обязательств перед поставщиками.

2.8. Обеспечивает документальное оформление сделок.

2.9. Отслеживает продажи по каждому товару и, в случае ухудшения продаж, совместно с отделом маркетинга вырабатывает и принимает меры к снижению товарного остатка.

2.10. Определяет виды товара, которые необходимо внести в ассортимент или вывести из ассортимента ввиду бесперспективности.

2.11. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.

2.12. Обеспечивает постоянное наличие товаров повышенного спроса, регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью недопущения появления их дефицита.

2.13. Обеспечивает отделы и службы компании всей необходимой информацией о товарах.

2.14. Консультирует продавцов, а при необходимости – покупателей по своей товарной группе.

2.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Права

Менеджер по закупкам вправе:

• требовать и получать от руководства подробную информацию по профилю своей деятельности, например, от объемах финансирования или приоритетных направлениях деятельности;
• иметь доступ к информационным ресурсам для получения и анализа коммерческих предложений;
• иметь достойные условия труда и оборудованное рабочее место;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• участвовать в переговорах с поставщиками от имени организации;
• подписывать документы, касающиеся закупочной деятельности, от имени организации, если такая привилегия предоставлена ему доверенностью руководителя;
• участвовать в решении организационных вопросов по своему профилю: организации документооборота по поставкам, подборе персонала, задействованного в приобретении товаров, планировании поставок.

Конкретный перечень прав менеджера определен его должностной инструкцией и зависит от уровня должности (начальник отдела, главный или ведущий менеджер), сфер деятельности фирмы и общих принципов организации труда в ней.

Функции

Специалист по закупкам берёт на себя все обязанности по подготовке, оформлению и проведению закупочных процедур любого вида.

Согласно ч. 6 ст. 38 44-ФЗ специалист по государственным закупкам должен обладать соответствующим образованием и некоторым опытом в данной сфере.

Он обязан уметь:

• работать на ЭТП госзакупок;
• принимать поступающие заявки на участие в закупках или оформлять их;
• анализировать эти заявки;
• уметь получать данные о рентабельности претендентов на участие в госзакупках;
• добывать сведения о конкурентах;
• вести учёт по заказам;
• анализировать расходы;
• готовить при необходимости жалобы в контролирующие органы;
• осуществлять иные действия, связанные с торгами.

Рекомендации для тех, кто хочет стать тендерным специалистом.

Во-первых, человек, претендующий на должность тендерного специалиста, должен хорошо разбираться в законодательстве в сфере государственных закупок (44-ФЗ) и закупок для отдельных видов юридических лиц (223-ФЗ);

Во-вторых, обязателен опыт работы с тендерам. Работодатели охотно берут к себе сотрудника с опытом от 1-3-х лет. А на должность контрактного управляющего можно рассчитывать, когда профессиональный стаж идет от 5-ти лет (если вы планируете работать со стороны Заказчика);

В-третьих, это умение пользоваться современными технологиями. Поскольку на сегодня все закупки проводятся в электронном виде, то человек должен разбираться в работе необходимых порталов и площадок. Сюда входит умение пользоваться электронной подписью, знание специальных компьютерных программ, как работать на электронных торговых площадках и в ЕИС. Нужно знать, как регистрироваться в ЕИС, какие прикладывать для этого документы. Уметь участвовать в электронных торгах;

В-четвертых, нужно обладать навыками планирования, аналитики, быть коммуникабельным, придерживаться поставленных требований руководства и другими личностными качествами;

В-пятых, знать, как отстаивать интересы своей компании. Например, если незаконно отклонили вашу заявку или грозит внесение в реестр недобросовестных поставщиков. Руководство хочет видеть в своем штате сотрудника, который может снизить все возможные риски и не будет допускать досадных ошибок, влекущих срыв контракта.

В-шестых, постоянно совершенствоваться, повышать уровень своей квалификации, посещая семинары, вебинары, курсы и т.д. Тем более, что сегодня проблем с этим нет.

Изучите законодательство

Сферу закупок регулирует сразу несколько законов — статьи о торгах и заключении договоров Гражданского кодекса, законы № 223-ФЗ (закупки госкомпаний) и № 44-ФЗ (госзакупки). Эти документы во многом определяют, как работают заказчики и проводят свои закупки.

Возьмем этап подачи заявки, на котором отсеивается большое количество поставщиков. Работать по одному шаблону здесь не получится, т.к. каждый коммерческий заказчик может выставлять собственные требования, а госзаказчики должны выполнять предписания закона.

В госзакупках или закупках госкомпаний заявки состоят из трех частей и для каждой необходимы свои документы. Если в первую часть включить выписку из единого государственного реестра, то заявку точно отклонят.

Запутаться легко. Например, когда продаете канцтовары школам, ГУПам и коммерческим организациям. Это три вида заказчиков, которые работают по разным правилам. Поэтому, чтобы выстроить продажи, надо изучить все законы о закупках.

Оценка и мотивация менеджера по закупкам

Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.

Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:

• выполнение плана закупок;
• динамика уровня цен на закупленные товары;
• оборачиваемость закупленных товаров;
• процент выполнения заявок на закупку товаров.

В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.

Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).

Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В табллице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании (44 — Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 218–219).

Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.

Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты  взаимоотношений с поставщиками, как:

• соблюдение интересов своей компании;
• конфиденциальность информации;
• честная конкуренция;
• отношение к деловым подаркам от поставщиков.

Существуют следующие мнения о допустимости подарков от поставщиков:

1. Закупщики не имеют права принимать подарки, полученные подарки должны быть возвращены.
2. Закупщики могут оставлять у себя подарки рекламного характера, например, ручки, календари, блокноты и др.
3. Закупщики должны сами решать, является ли подарок знаком внимания, доброжелательности или имеет место попытка коммерческого подкупа.

При любом из выбранных вариантов в компании целесообразно проводить беседы с закупщиками, в ходе которых напоминать им о существовании в компании этических норм, объяснять необходимость их соблюдения.

В качестве иллюстрации важности этической стороны закупочной логистики приведем стандарты закупочной деятельности, сформулированные Институтом управления поставками (США) ( Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок

С. 797. ) :

1. В первую очередь соблюдать интересы своей компании.
2. Быть открытым для советов и консультаций коллег.
3. Осуществлять закупки, учитывая только интересы своей компании и разумно тратя каждый доллар.
4. Активно овладевать знаниями о закупаемых материалах и производственных процессах.
5. Работать честно и открыто, отвергая любые формы взяточничества.
   Демонстрировать доброжелательное отношение ко всем, кто того заслуживает.
6. Уважать и требовать уважения от других к своим обязанностям.
7. Избегать конфликтов.
8. По мере возникновения потребности помогать и консультировать коллег.
9. Сотрудничать со всеми организациями и конкретными людьми, которые призваны повышать статус данной профессии.

Заключение

Менеджер по закупкам, даже в рамках своей профессии нередко может заниматься совершенно разными обязанностями. Компания, которая занимается продажей товаров, может требовать от него отслеживать и пополнять товарный ассортимент. Компания, которая занимается предоставлением услуг, может потребовать от него отслеживать и обновлять состояние материальной базы. Компания, которая продает и товары и услуги может возложить на него обязанности по обеим направлениям. Кроме того, закупки могут быть индивидуальными (для конкретного человека) или корпоративными (для компании или даже нескольких ее филиалов). Так или иначе, в закупках главное – поиск наиболее выгодных условий для пополнения или обновления товарно-материальной базы.

Давиденко Феликс – автор блога crusfit.com