В чем заключается работа документоведа

Содержание:

Как производится прием корреспонденции?
Перечень обязанностей
- Теоретические знания
- Личные качества
III. Права
Секретарь, документовед, делопроизводитель: профстандарт или справочник?
- Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»
Образец типовой должностной инструкции заместителя генерального директора
Где учат делопроизводству?
- Рекомендуемые программы АНО ДПО «ВГАППССС»:
Чем отличается документовед от делопроизводителя?
История профессии
Сколько зарабатывает делопроизводитель?
- Рекомендуемые программы обучения
Продолжительность рабочего дня
- Иерархия
Ответственность делопроизводителя
Что это за специальность «делопроизводитель»?
Функции
Где получать образование
Чем занимается делопроизводитель в детском саду?
Функции секретаря-делопроизводителя

Как производится прием корреспонденции?

Пожалуй, главное, с чем приходится сталкиваться делопроизводителю – принимать протоки входящей документации как от дочерних, так и от вышестоящих организаций, от рядовых граждан и других предприятий. Порядок приема писем имеет четкую последовательность действий, отступать от которой не рекомендуется:

Предварительная обработка документов. Служащий должен проверить, не повреждены ли входящие документы. Для этого все письма, кроме личных, подлежат вскрытию. Помимо целостности, уточняется правильность доставки. После этого на входящих бумагах проставляется особый регистрационный штамп и отмечается дата приема в канцелярию;
Сортировка бумаг по адресатам – т. е. по отдельным подразделениям компании, а также руководителям;
Предварительное рассмотрение – на этом этапе уже личные секретари руководителей отделов прочитывают входящие документы и принимают решение, какие из них стоит положить на стол руководителю (обычно это каждое пятое письмо). При необходимости делается выписка из других документов, если это необходимо для прояснения истории вопроса;
Начальник, рассмотрев документ, принимает по нему свое решение, указав его в виде резолюции;
Делопроизводитель должен тщательно блюсти соблюдение резолюций руководителей, не допуская срыва указанных в них сроков.

Перечень обязанностей

В чем заключается работа менеджера по рекламе

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
систематизировать документооборот;
организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
наводить порядок во входящих документах;
создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

Теоретические знания

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа – грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией

Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги – все это может влететь предприятию в копеечку

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

III. Права

Кто такой социальный педагог и в чем заключается его работа

Делопроизводитель имеет право:

1. Запрашивать и получать
необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам
своей деятельности.

2. Повышать квалификацию,
проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в
обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и
замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства
организации оказания содействия, в том числе обеспечения
организационно-технических условий и оформления установленных документов,
необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные
решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными
обязанностями

7. ___________________________________________________________

Секретарь, документовед, делопроизводитель: профстандарт или справочник?

Консультация «кто такой логопед? в чем заключается работа учителя-логопеда?» консультация

До 2015 года основным документом, устанавливающим квалификационные требования к секретарю (делопроизводителю) и наиболее четко описывающим его должностные обязанности, оставался ЕКС — «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Первый раздел справочника содержит отдельные описания четырех функционально схожих специальностей:

документовед;
секретарь-машинистка;
секретарь руководителя;
секретарь незрячего специалиста.

Разумеется, каждая должность имеет свои нюансы. Например, секретарю незрячего человека для работы требуется знание рельефно-точечного шрифта Брайля, а документоведу — знание основных методов исследования, проектирования и развития документационных систем. Но по мере актуализации требований к секретарской работе появилась необходимость в разработке нового стандарта профессии. Так появился профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда РФ №267н от 6.05.2015г.

О поэтапном переходе на новые стандарты работы и предстоящей отмене тарифно-квалификационных справочников читайте в электронном журнале «Кадровое дело»:

Разрабатывать отдельный профстандарт «Секретарь руководителя» или «Делопроизводитель» не пришлось, поскольку предложенный разработчиками документ уже содержит полный перечень требований к административно-управленческому персоналу, занимающемуся приемом посетителей, обработкой телефонных звонков и работой с документами:

Возникает резонный вопрос: на какой свод требований должен ориентироваться работодатель, в штате которого есть секретарь, профстандарт или справочник? Если речь идет о муниципальном или государственном учреждении, ответ однозначен: профстандарт. Что касается коммерческих компаний, то окончательное решение в большинстве случаев остается за работодателем.

На сегодняшний день законодатель требует применять профстандарты только к отдельным должностям, для которых они обязательны. Речь идет о профессиях, дающих право на компенсации или льготы (например, досрочный выход на пенсию), либо связанных с особыми требованиями к квалификации или состоянию здоровья сотрудника.

Вопрос из практики

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Вероника ШАТРОВА, эксперт по трудовому законодательству, издатель и автор Электронной Системы Кадры, журнала «Кадровое дело» и других профессиональных изданий для специалистов по кадрам и HR

Читать дальше: Как правильно отменить судебный приказ по кредиту

Да, отменят, но такая отмена будет происходить постепенно. ЕКС и ЕТКС планируют заменить профессиональными стандартами, а также отдельными отраслевыми требованиями к квалификации работников, которые утвердят законодательными и иными нормативными правовыми актами. В некоторых сферах такие акты уже утверждены. Например…

Образец типовой должностной инструкции заместителя генерального директора

І. Общие положения

1. Заместитель генерального директора принадлежит к категории «руководители».

2. Заместитель генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору.

3. Назначение на должность заместителя генерального директора и освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора.

4. В период отсутствия заместителя генерального директора его функциональные обязанности, ответственность, права переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. На должность заместителя генерального директора назначается лицо, имеющее высшее экономическое или юридическое образование и опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет.

6. Заместитель генерального директора должен знать:

нормативно-правовые акты, регламентирующие финансовую, экономическую деятельность организации;
гражданское, финансовое, налоговое, трудовое право;
организационно-штатную структуру компании, производственные мощности, основы технологии производства;
планы производственно-хозяйственной, финансово-экономической деятельности организации;
порядок заключения и исполнения договоров.

7. Заместитель генерального директора в своей деятельности руководствуется:

законодательными актами РФ;
Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
приказами и распоряжениями руководства;
данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности заместителя генерального директора

На заместителя генерального директора возложены следующие функциональные обязанности:

1. Контролировать финансовую, хозяйственную деятельность компании.

результативное использование материальных ресурсов, сокращение потерь, ускорение оборачиваемости средств;
своевременное заключение хозяйственных, финансовых договоров;
выполнение договорных обязательств.

разработкой мер по сбережению ресурсов;
совершенствованием расходов сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей;
улучшением экономических показателей;
повышением результатов деятельности организации;
укреплением финансовой дисциплины;
предупреждением недостаточных или излишних запасов товарно-материальных ценностей, перерасхода материальных ресурсов.

4. Содействовать своевременной подготовке сметно-финансовых и иных документов, расчетов, отчетности.

5. Представлять интересы организации в государственных, коммерческих учреждениях, в пределах своей компетенции.

работников на предмет следования трудовой и производственной дисциплине, правилам охраны труда, требованиям противопожарной защиты;
исполнение распоряжений и приказов генерального директора.

7. Информировать генерального директора о темпах предусмотренных работ и мерах по ликвидации выявленных недостатков.

ІІІ. Права

Заместитель генерального директора имеет право:

1. Привлекать к решению возложенных на него задач других должностных лиц организации.

2. Назначать лиц, ответственных за выполнение установленных работ.

3. Разрабатывать, подписывать документы, в рамках своей компетенции.

4. Представлять интересы организации по доверенности в государственных органах, перед контрагентами и иными сторонами.

5. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

6. Участвовать в работах по подготовке приказов, инструкций, указаний, смет, договоров и иных документов.

7. Информировать генерального директора о всех выявленных недостатках в процессе своей деятельности и вносить предложения по их ликвидации.

8. Определять служебные обязанности для подчиненных работников.

9. Запрашивать информацию, документы, необходимые для выполнения собственных должностных обязанностей.

10. Выдвигать требования к руководству организации об обеспечении условий для исполнения функциональных обязанностей.

ІV. Ответственность

Заместитель генерального директора несет ответственность за:

1. Предоставление недостоверной информации.

2. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

3. Нарушение решений, постановлений, положений руководства организации.

4. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

5. Ненадлежащее исполнение собственных должностных обязанностей.

6. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

Где учат делопроизводству?

Как стать делопроизводителем? В первую очередь — получить соответствующее образование. Учиться можно в высших учебных заведениях по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», в колледжах и техникумах по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», на курсах профессиональной переподготовки.

Рассмотрим подробнее, где можно получить образование по делопроизводству и сколько времени нужно учиться.

Получив в вузе за 4 года квалификацию бакалавра, выпускник может претендовать на любую должность, связанную с ведением документооборота. Обучение на магистратуре (еще два года) повысит шансы на трудоустройство. Для поступления на делопроизводителя в вуз нужно сдать ЕГЭ.

Обучение в техникуме или колледже длится меньше – в среднем 2 года 10 месяцев на базе 11 класса и 3 года 10 месяцев на базе 9 класса. Учитывайте, что квалификация специалиста среднего звена позволяет занимать лишь определённые, ниже оплачиваемые должности в системе делопроизводства. Если вы планируете со временем занять руководящую должность, вам понадобится высшее образование.

Если вы уже окончили вуз или колледж по другой специальности и хотите сменить профессию, хороший вариант для вас — получение образования делопроизводителя на курсах профессиональной переподготовки. Этот вариант подходит и тем, кто хочет расширить сферу деятельности и заниматься делопроизводством наряду с основной работой — например, кадровика, секретаря, архивиста и т. п. Пройти курсы профпереподготовки можно онлайн за 3–4 месяца без отрыва от производства — вам даже не придется брать отпуск.

Чем отличается документовед от делопроизводителя?

Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.

Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.

На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.

История профессии

Делопроизводство – это ответвление секретариата, которое является перспективным только в крупных и развивающихся с годами компаниях. Стандартные места работы – фирмы, государственные учреждения, архивы, любые образовательные заведения или крупные организации.

Делопроизводители в старину

Функциональные обязанности делопроизводителя практически не менялись со временем, их основу всегда составляла работа с документами. Первые упоминания о почетной профессии связаны с возникновением письменности и права. Так, еще во времена Киевской Руси при монастырях и князьях, великих и удельных, существовали писари, которые вели документацию.

Официально же делопроизводство как профессия оформилось в середине ХХ века с возникшей необходимостью вести отчетность организаций в соответствии с законодательными требованиями. За прошедшие десятилетия обязанности остались прежними, а изменилась в основном техника и методика работы.

Делопроизводство берет свои истоки с возникновением письменности и права, а в современном мире без такого сотрудника не обходится ни одна крупная фирма или организация.

Сколько зарабатывает делопроизводитель?

В среднем делопроизводители получают 20-60 тысяч рублей в месяц. Зарплата зависит от опыта работы, конкретной должности, уровня и сферы деятельности компании, региона. В Москве и Санкт-Петербурге специалисты без опыта зарабатывают в среднем от 35 до 65 тысяч рублей. Когда повышается стаж, зарплата растет.

* Заочная форма обучения с применением дистанционных образовательных технологий

Спасибо! Ваша заявка отправлена

Наш специалист свяжется с Вами

Продолжительность рабочего дня

Длительность рабочего дня секретаря напрямую зависит от общего распорядка компании. Нередко случается, что помощник руководителя продолжает вести дела даже будучи дома.

В таком случае сотрудник может смело требовать компенсацию за сверхурочную работу.

Обычно, день секретаря проходит так:

Приход на работу и проверка обстановки и работы оргтехники до прихода начальника.
Просмотр намеченного дневного плана и выбор соответствующих дел.
Проверка и обработка корреспонденции.
Согласование планов с руководителем и внести необходимые правки.
Прием звонков и посетителей, обработка текущей документации.
Подготовка помещений и материалов для докладов и встреч.
Разработка плана на следующий рабочий день.
Доклад руководству о проделанной работе.
В конце дня происходит пересмотр и делегация дел на следующий день.
Приведение дел и рабочего места в порядок, проверка безопасности помещения.

Иерархия

Секретарь-ресепшионист – принимает посетителей, отвечает на звонки, записывает и согласовывает встречи.
Секретарь-референт – работает с документацией и служит помощником одного или нескольких руководителей. Чаще всего имеет ненормированный рабочий график.
Секретарь делопроизводитель – отвечает за порядок в офисе, графики встреч руководства, сохранность и правильное заполнение документации, архивацию, и общее состояние офиса.

Секретарь подчиняется тому, кто его нанял или высшему руководству других отделов, работа которых тесно связанна.

Секретарь может давать поручения курьерам и другим секретарям.

Ответственность делопроизводителя

Как и любой работник предприятия, делопроизводитель будет нести определенную ответственность перед своим работодателем. Она может быть применена уполномоченным лицом в следующих ситуациях:

За ненадлежащее исполнение либо полное игнорирование делопроизводителем своих прямых профессиональных обязательств. В таком случае работодатель вправе будет применить один из трех видов наказания, которые были установлены действующими нормами трудового законодательства.
В случае совершения серьезных правонарушений, которые могут являться объектами административной, гражданской и даже уголовной ответственности.
За совершение различных нарушений, результатом которых стало причинение работодателю материального вреда. В таком случае в отношении провинившегося сотрудника может быть установлена материальная ответственность в целях покрытия причиненного ущерба.

Права на установление определенной ответственности в отношении делопроизводителя в большинстве случаев будут иметься у руководителя организации либо у его заместителя. При этом уполномоченным лицам необходимо помнить о следующих основных правилах и некоторых важных нюансах:

вне зависимости от выбранного вида ответственности, назначена она может быть только в том случае, если сам факт совершения сотрудником того или иного нарушения действительно был подтвержден в официальной форме;
для подтверждения факта нарушения работодателем либо иным ответственным лицом должны быть созданы все необходимые документы. Главным из них, безусловно, будет являться приказ о назначении той или иной меры ответственности;
действующими нормами трудового законодательства было установлено всего три вида дисциплинарной ответственности, которая может быть применена в отношении провинившегося сотрудника. Эти наказания выражаются в замечании, выговоре либо увольнении. Безусловно, последний вариант санкции является наиболее серьезным. Он заключается в одностороннем увольнении сотрудника по соответствующему решению его работодателя;
в большинстве случаев сам факт совершения сотрудником того или иного нарушения подтверждается таким документом, как внутренний акт организации. Например, если речь идет о прогуле делопроизводителя – в этот акт заносится информация относительно его отсутствия на рабочем месте в течение определенного количества времени. Для того чтобы созданный документ действительно обладал полноценной правовой силой, он должен быть составлен в присутствии, как минимум 3 независимых свидетелей;
помимо создания необходимых подтверждающих документов, в обязанности работодателя будет входить осуществление и некоторых иных действий. В частности, он будет обязан запросить официальные разъяснения у провинившегося сотрудника относительно сложившейся ситуации. Например, если речь идет о прогуле, работодателю необходимо будет запросить у служащего письменные разъяснения по поводу причин его отсутствия на рабочем месте;
со всеми документами, которые были созданы в процессе установления сотруднику той или иной меры ответственности, должен быть надлежащим образом ознакомлен и сам служащий. В случае игнорирования данного этапа, служащий сможет оспорить действия работодателя и отменить назначение наказания.

Что это за специальность «делопроизводитель»?

I. Общие положения 1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению __________________________________ (заведующего канцелярией, ________________________________________________________________________. иного должностного лица) 1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы. 1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется _________________ (заведующему ________________________________________________________________________. канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения, иному должностному лицу) 1.4. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр. ) его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется: — нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы; — уставом предприятия; — правилами трудового распорядка; — приказами и распоряжениями директора предприятия и непосредственного руководителя; — настоящей должностной инструкцией. 1.6. Делопроизводитель должен знать: — нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; — основные положения Единой государственной системы делопроизводства; — структуру предприятия и его подразделений; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; — основы организации труда; — правила эксплуатации вычислительной техники; — основные вопросы законодательства о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда.

II. Функции

На делопроизводителя возлагаются следующие функции: 2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные подразделения предприятия, отправка исполненной документации по адресатам. 2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов. 2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан: 3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения. 3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных. 3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам. 3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам. 3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива. 3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск. 3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив. 3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации. (ну примерно вот так)

otvet.mail.ru

Функции

Функциональные обязанности делопроизводителя на предприятии регламентируются профстандартом, утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н. Стандарт необходим для четкого понимания требований к профессии, чтобы не возникало конфликтных ситуаций по поводу завышенных требований к работнику:

организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
организационное, документационное и информационное обеспечение функционирования руководителя организации;
организация работы с документами и текущего хранения документов;
составление и оформление управленческой документации;
организация обработки дел для последующего хранения;
организация работы и хранения документов в приемной руководителя.

Где получать образование

Чтобы работать делопроизводителем, необходимо получить профильное образование, хотя бы среднее специальное. Однако с высшим образованием шансы получить работу и вырасти по должностной лестнице значительно выше.

Для получения специальности абитуриенту требуется выбирать факультет «Документоведение и архивоведение». Также подойдет направление «Библиотечно-информационная деятельность».

В России функционирует около 150 высших учебных заведений, где можно обучиться на факультете «документоведение». Среди них можно выделить:

Южный федеральный университет;
Дальневосточный федеральный университет;
Московский институт культуры;
Томский НИУ;
Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна и другие.

Техникумов, где обучают специалистов в сфере документоведения тоже достаточное количество по стране. К примеру:

Колледж Алтайского госуниверситета;
Колледж Министерства иностранных дел Российской Федерации;
Волгоградский технологический колледж;
Колледж Московского финансово-юридического университета и другие.

Абитуриентам высших учебных заведений потребуется предоставить итоги ЕГЭ по предметам: история, русский язык, иностранный язык или обществознание. Точный список дисциплин лучше уточнить в заведении, куда планируется поступать. В техникумах и колледжах зачисление проходит по итогам конкурса аттестатов.

При наличии высшего образования другой направленности – юридического, филологического или экономического – также есть возможность получить должность делопроизводителя. В этом случае специалисту нужно пройти обучение на компьютерных курсах.

Чем занимается делопроизводитель в детском саду?

Делопроизводство в заведениях, специализирующихся на воспитании детей-дошкольников, строится на принципах, присущих ведению документов в любой другой отрасли, с некоторой своей спецификой. В частности, делопроизводитель в детском саду обязан:

Своевременно и точно составлять должностные инструкции для воспитателей;
Подавать документы в отдел образования;
Вести приказы о зачислении детей согласно очереди;
Составлять документы по кадровому составу (отпуска, пенсии и т. д.);
Работать со сторонними государственными службами (водоканал и другие);
Могут возложить работу по ведению официальной страницы учреждения в сети Интернет.

Среди особенностей работы в детском саду – сравнительно небольшая заработная плата, по сравнению с аналогичными должностями в коммерческих учреждениях. Однако есть и свои плюсы:

Отпуск регулярно предоставляется летом, когда садик закрыт;
Некоторые заведения предоставляют своим сотрудникам бесплатное питание;
Если у делопроизводителя есть ребенок, он будет иметь более высокие шансы без очереди попасть в садик.

Для того чтобы заполучить эту работу, достаточно иметь среднее специальное образование по профилю, а также опыт работы по специальности. В работе служащий будет среди прочего основывать свои решения на Уставе, который должен иметь каждый детский сад.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.

Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
Ответственность за весь документооборот на предприятии.

Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.