Профессия секретаря: особенности, требования, перспективы

В центре скандалов

Пресс-секретарь, как и любой публичный человек, неоднократно оказывался в центре скандалов. Несколько лет назад общественность заинтересовалась стоимостью часов, которые Дмитрий Песков надел на свадьбу. Этот аксессуар, выпущенный швейцарской фирмой Richard Mille, по сведениям экспертов, стоит порядка 600 тысяч долларов. Многих удивило, что у Пескова, получающего не самую большую зарплату госслужащего, хватило денег на дорогую покупку. Позже молодожен заявил, что часы ему подарила супруга.

Это был не единственный скандал, связанный со свадьбой Пескова и Навки. Навальный, следящий за судьбой чиновника, заявил, что пресс-секретарь проводит медовый месяц на роскошной яхте Maltese Falcon. Ее аренда обходится отдыхающим 26 миллионов рублей в неделю (и это без еды и напитков). В ответ Дмитрий заявил, что живет с семьей в гостинице на Сицилии.

Взрослые дети также «бросали тень» на репутацию высокопоставленного отца. Старший сын Дмитрия Пескова, официально нигде не работающий, владеет внушительным автопарком. В его коллекции есть Тесла, Рендж Ровер, Феррари, Мерседес и мотоцикл Harley-Davidson. При этом Николай не платит алименты на содержание своего ребенка и штрафы за нарушения ПДД.

Периодически и Лиза Пескова становится героиней СМИ. Она критикует российскую систему образования, молодежь, менталитет и даже родного отца. Как-то эпатажная девушка в Инстаграме разместила пост, в котором назвала его «главным миллиардером и вором страны». Таким образом Лиза пыталась иронично ответить на нападки и злобные высказывания интернет-пользователей. Дмитрий Песков, оказавшись во всех последних новостях, отказался комментировать слова дочери.

Востребованность профессии

Секретарь — одна из ключевых офисных позиций. Это универсальный специалист, востребованный в коммерческой сфере, области оказания социальных, государственных услуг. Администратор, специалист в области секретарского дела есть во многих компаниях, даже если они не очень большие. Поэтому востребованность в сфере высока.

В особенности нужны специалисты, обладающие смежными навыками и способные, при необходимости замещать или выполнять обязанности других работников. Поэтому секретарь должен постоянно работать над повышением квалификации, освоением новых компетенций.

Прием посетителей секретарем по этикету

Дата и время приема согласовывается с посетителем заранее, время встречи должно устаивать обе стороны. Руководитель заранее ставится в известность о стоящем на повестке дня вопросе, о проблеме ему напоминают вторично перед тем, как запустить человека в кабинет. Если посетитель пришел спонтанно, без предварительной договоренности, то в обязанности секретаря входит решение вопроса о записи на прием или направлении к директору в тот же момент.

Хороший секретарь четко знает свои обязанности, структуру компании и правила решения основных проблем. Если человек интересуется вопросом, находящимся в сфере деятельности другого сотрудника, то он должен перенаправить его к компетентному лицу, не создавая бюрократических проволочек.

После окончания беседы необходимо записать ее результаты, получить от начальства дополнительные приказы и указания. Если в назначенное время директора нет на месте, то перед посетителем нужно извиниться и объяснить причину его отсутствия. Взамен человек направляется к другому специалисту или ему назначается другое время визита.

При ожидании прибытия иностранных бизнесменов помощник должен заранее найти хорошего переводчика. Многие проблемы в бизнесе возникали из-за плохого знания языка, низкой квалификации переводчика.

Квалификационные требования

Референт — это сотрудник, который от лица фирмы общается с людьми. Он встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки

Поэтому при приеме на работу уделяют очень большое внимание внешности будущего работника (опрятности) и его коммуникативным навыкам. Требования к квалификации можно посмотреть в справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв

Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Какие-либо специальные требования к работникам по этой профессии не установлены. Но компания может придерживаться своих стандартов, главное, чтобы они не были дискриминационными.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

• различные организации и фирмы;
• суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Длинноногая красотка

Статья по теме

Профессия недели: таксист. 7 любопытных фактов Сегодня при приёме на работу одним из непременных качеств секретаря считается «приятная внешность». Секретаря многие воспринимают как лицо, представляющее фирму. Кроме красивой внешности, секретарь должен обязательно обладать чувством стиля, наличием хорошо вкуса. Умение красиво одеваться, грамотно говорить, вести себя в обществе – все это формирует первое впечатление у клиентов о компании. Общаясь вначале с секретарем, некоторые решают, иметь дело с фирмой или нет. Поэтому принимая на работу сотрудника, директор компании, который заинтересованный в престиже своей компании, никогда не посадит в приемную красивую, но некомпетентную секретаршу.

Какие требования предъявляются к соискателю

К соискателям на должность секретаря руководителя предъявляется набор общих и профессиональных требований, а также требования к личным качествам претендента.

Общие требования к соискателю	Профессиональные требования к соискателю	Личные качества
Высшее профессиональное образование (даже без опыта работы) Опыт работы в должности секретаря не менее 2 лет (если у соискателя среднее профессиональное образование) Специальные курсы, которые соискатель проходит регулярно Знание иностранного языка	Знания в области законодательной базы в области делопроизводства Умение работать с электронно-вычислительной техникой Опыт работы в специализированных программах Постоянное совершенствование собственных навыков Организаторские, контролирующие и анализирующие навыки Навыки делового этикета	Аккуратность Оперативность Отличная память Навыки организации личного времени и времени руководителя Коммуникабельность Точность выполнения работ Ответственность Умение одновременно контролировать и осуществлять довольно внушительный перечень функций Стремление постоянно получать новые знания и умения

В должностной инструкции секретаря руководителя должны содержаться: график и условия работы. Помимо этого, в инструкции могут прописываться требования к форме одежды и внешнему виду сотрудника в обычные рабочие дни, а также на момент заседаний и командировок. Помимо этого график работы секретаря может указываться, как ненормированный и предусматривать соответствующую денежную компенсацию.

Должностная инструкция является тем документом, который дает возможность претенденту на должность понимать какие обязанности он должен выполнять, а также позволяет работодателю требовать четкое соблюдение определенных функций. В последнем разделе должностной инструкции может указываться перечень документов, которые секретарь вправе будет заверять собственной подписью.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

• 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
• 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
• 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
• 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
  • законодательными актами РФ;
  • Уставом предприятия;
  • Положением о функциональных службах предприятия;
  • приказами (указаниями) руководства предприятия;
  • нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
  • настоящей должностной инструкцией.
• 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
• 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
  • перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
  • организации работы с документами, составления документации;
  • организации управленческого труда;
  • применение средств вычислительной и организационной техники;
  • перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
  • культуры труда и служебной этики;
  • охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Должностная инструкция секретаря

Каждая должность предполагает определенные обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря руководителя включает немало пунктов, среди которых:

• обеспечение делопроизводства;
• работа с корреспонденцией;
• передача документов от сотрудников к начальству;
• подготовка совещаний;
• своевременная покупка канцелярских товаров;
• подготовка планов и текстов для публичных выступлений начальника;
• редактирование и другая работа с документами;
• контроль за другими сотрудниками, а также оценка результата.

Невозможно качественно выполнять работу, если не ознакомиться с внутренним регламентом. Чем детальнее сотрудник знаком с правилами своего предприятия, тем лучше он сможет исполнять свои обязанности. Вот почему после получения вакансии нужно изучить распорядок деятельности и нормативные документы. В частности, должностную инструкцию секретаря-машинистки. На основе полученной информации специалист сможет качественно выполнять свои функции.

Обучение на Секретаря

Для работы секретарем не нужно высшее образование, ведь достаточно окончить профильные курсы или ссуз. В последнем случае стоит рассматривать следующие направления подготовки:
«Секретарь»,
«Делопроизводитель»,
«Документационное обеспечение управления и архивоведение».
При поступлении нужно успешной пройти собеседование и конкурс аттестатов, срок обучения составляет 10-34 месяцев, подавать документы можно после 9 и 11 классов, программы предусматривают бюджетные места. Если работа секретаря вам понравится, то необходимо направить силы на укрепление и расширение профессиональных навыков: новое программное обеспечение, иностранные языки, получение водительских прав и иные знания, которые могут пригодиться в этой сфере. Секретарем могут трудиться люди, имеющие высшее образование, связанное с архивоведением, лингвистикой, филологией, медициной, юриспруденцией и иными науками.

Отличие секретаря от личного помощника

Такая должность, как личный помощник руководителя стала в последнее время достаточно популярной

Причем, если обратить внимание на должностные обязанности секретаря руководителя, то можно сделать выводы, что его работы очень сильно напоминает работу помощника. На самом деле разницы действительно практически нет

Даже в новом профессиональном стандарте секретаря руководителя включаются следующие его обязанности:

• умение составить план рабочего дня руководителя;
• расставление приоритетов при планировании;
• назначение деловых встреч, переговоров;
• организация командировок;
• иные обязанности.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что секретарь знает практически поминутно чем занят его начальник и где он находится в настоящее время. Кроме того, многие руководители также поручают своим секретарям свои личные дела, которые не имеют никакого отношения к работе. Например, планирование личного отпуска, поездки в химчистку, покупка подарков для семьи и оформление личных документов.

Профессиональные и личные качества

Профессия требует от специалиста развитых качеств в области межличностной коммуникации и культуры общения. Это вежливость, доброжелательность в разговоре, дипломатичность, тактичность и умение урегулировать конфликты в разных областях.

Секретарь должен также быть аккуратным до педантичности, внимательным к деталям, исполнительным и ответственным. Важные умения — эффективное планирование своего времени, организация рабочего места. Среди обязательных личных качеств — ответственное отношение к корпоративной тайне, конфиденциальности информации и хорошая память.

Необходимые для позиции профессиональные знания и навыки:

• понимание принципов делопроизводства и организации корпоративного документооборота;
• владение офисным программным обеспечением (MS Office и аналоги);
• ПО для коммуникации — e-mail, мессенджеры, системы управления проектами, приложения для видеоконференций и т.д.;
• знание правил деловой переписки и принципов корпоративной этики — общих и используемых в организации;
• умение работать с различной оргтехникой;
• тайм-менеджмент и техники планирования.

Обязанности секретаря в его работе

В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.

Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:

1. Планирование встреч руководства, запись на прием к начальнику;

2. Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;

3. Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;

4. Работа с документами и текстами выступлений руководителя;

5. Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;

6. Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.

По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.

Источник фото pressfoto/freepik

ПРАВА

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).
4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально».
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

Карьера

Большинство людей думают, что секретарь – не имеет карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:

• Секретарь на ресепшн – низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность – консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
• Секретарь-референт – профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
• Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.

Перспективы

Как описано выше, секретарь – не бесперспективная профессия. Этим офисным служащим есть куда стремиться. Повысится должность, тогда и зарплата порадует своим ростом. Единственным требованием для повышения карьерной лестницы в большинстве организаций является высшее образование.

Стремитесь к достижению своих жизненных целей и ваша карьера секретаря пойдет в гору.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия секретарь подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем пройти тест на профориентацию от Профгид. Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь. Узнать больше >>

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Как стать секретарем: образование и требования к кандидату

Для того, чтобы попробовать себя в данной профессии, высшее образование не требуется — достаточно будет среднего специального. Поступить в колледж на секретаря можно после 9 или 11 класса. Обучение займет сравнительно немного времени — от одного года до трех лет. Хочется еще быстрее? Без проблем — получить навыки секретарского дела можно на специализированных курсах всего за несколько месяцев, однако нужно понимать, что чем выше уровень полученного образования, тем больше у кандидата шансов устроиться на хорошее место в престижную компанию и получать более высокую зарплату.

На вопрос «Сколько зарабатывает секретарь?» дать сразу однозначный ответ сложно, поскольку оплата труда в значительной степени зависит от региона проживания, профессиональных навыков, опыта работы, знания иностранных языков и диплома претендента. Оклады ассистентов начинаются от 15–20 тысяч рублей и могут доходить до 100 тысяч при достаточном уровне квалификации.

Хороший секретарь ценится на вес золота — настоящий профессионал своего дела грамотно распланирует рабочий процесс, подберет самые удобные авиабилеты, вовремя напомнит о важной встрече, наведет порядок в документах, организует переговоры, произведет приятное первое впечатление на новых деловых партнеров, а уже имеющихся встретит как старых друзей, каждый раз создавая доброжелательную и комфортную для всех сторон атмосферу даже в самых сложных и напряженных ситуациях. Недаром у секретарей есть свой профессиональный праздник, который отмечается ежегодно в третью пятницу сентября

Чаще всего от претендентов требуются следующие навыки и личностные качества:

• стрессоустойчивость;
• умение сглаживать конфликты;
• коммуникабельность;
• вежливость;
• доброжелательность в любых ситуациях;
• презентабельный внешний вид;
• умение подать себя;
• грамотная устная и письменная речь;
• желательно знание иностранных языков;
• исполнительность.

Требования к этой вакансии

• Хорошее знание компьютера и высокая скорость печати. Современные системы заменили прежние печатные машинки, но основные положения должностной инструкции секретаря-референта остались прежними: умение обращаться с офисной техникой и быстрота записи.
• Представительный внешний вид: законом РФ запрещена любая дискриминация по расовому, половому или возрастному принципу при наборе сотрудников. Но аккуратный и опрятный внешний вид, вежливая речь и умение поддержать разговор будут вашими несомненными преимуществами.
• Пунктуальность и организованность: эти качества не помешают и другим специалистам, но для секретаря являются особенно важными.
• Среднее специальное образование или высшее.
• Для некоторых вакансий может потребоваться и знание английского языка. Особенно внимательно к этому относятся в крупных фирмах.

Траты

Моя зарплата уходит на увлечения. Я живу с гражданским мужем, и все домашние расходы лежат на нём. Его деньги — это наши деньги, мои деньги — это мои.

3 500 рублей, даже если это последние деньги, обязательно уходят на маникюр, педикюр и брови. У меня есть любимый мастер, и в этом я никогда себе не откажу.

Около 5 тысяч рублей уходит на книги. Я очень люблю читать, обязательно под рукой должны быть новые книги. В зависимости от настроения это может быть антиутопия, роман или что-то другое, но обязательно качественное, не книжки Дарьи Донцовой.

Примерно 15 тысяч рублей уходит на поездки в другой город к моим любимым друзьям. Это что-то вроде традиции, совершаю поездки один-два раза в месяц. Так как в Москве у меня мало близких знакомых, здесь я читаю книжки, занимаюсь спортом и работаю. А на родине я отдыхаю.

Около 5 тысяч рублей уходит на какие-нибудь серёжки, резиночки, заколочки и другую бижутерию. На косметику трачу 3–4 тысячи рублей. Я могу зайти в магазин, и, если мне понравилась вещь, я её куплю. Могу купить сумку за 8 тысяч рублей и взять балетки за 500 рублей, если они мне понравились. Или купить комплект нижнего белья за 5 тысяч, а потом пройти мимо какой-то палатки и купить ещё один за 600 рублей. Так уходит ещё около 10 тысяч рублей. Если нужно будет экономить, мне проще ограничить себя в еде, чем в новой книжке или другой покупке. Всё остальное тратится на проезд, оплату телефона и бытовые мелочи.

Базовые навыки

Для работы секретарем не требуется диплом высшего учебного заведения – вполне достаточно специализированных курсов, где будущий секретарь обучается деловому общению и этикету, скорочтению, делопроизводству, практической психологии, стенографии и машинописи. Помимо этого, на курсах преподают основы работы в 1С, а также обучают пользоваться мини-АТС и оргтехникой. Без всех этих навыков секретарь не может считаться хорошим работником

Для хорошего секретаря также очень важно обладать тонким восприятием психологии других людей и быть устойчивым к различным стрессам

Поскольку секретарь является деловым лицом фирмы, он должен иметь приятную внешность, чувство стиля и хороший вкус. Без умения красиво одеваться, вести себя в обществе и грамотно говорить, секретарь не сможет создать у клиентов компании, в которой он работает, хорошее впечатление – следовательно, имидж компании будет не на высоте. Фактически, основной задачей хорошего секретаря является целесообразная и эффективная организация работы своего начальника и всего офиса.

Требования к навыкам секретаря

Во всех объявлениях о поиске работы перечислены довольно стандартные условия для секретарей:

1. Уверенный пользователь ПК (знание всех рабочих программ, умение обращаться с оргтехникой);

2. Навык слепой печати;

3. Умение вести деловые переговоры, владение деловым письмом;

4. Знание правил документооборота, умение оформлять официальные бумаги (приказы, распоряжения, акты и т.д.);

5. Познания в архивном деле;

6. Знание иностранного языка (преимущественно — английского).

Самое интересное, что из-за специфики работы секретарями могут работать далеко не все. В этой профессии нужны собранность, способность делать несколько дел одновременно, управлять своим временем, умение планировать, высокая работоспособность и организаторский талант.

Очень важны также презентабельный внешний вид, приятный голос и знания этикета, умение элегантно одеваться и быть доброжелательным.

Как стать секретарём

Работаю я три месяца. Секретарём стала случайно, просто подвернулось хорошее место работы. Я всегда хотела работать с бумагой. По образованию я редактор, но пока сложно устроиться. Когда увидела вакансию секретаря, подумала: «Почему бы и нет?» И нисколько не пожалела. Это тоже своего рода творчество — всё систематизировать. С одной стороны, работа кажется довольно простой, если же в это углубиться, без секретаря невозможна работа всего штата.

Собеседование меня удивило. Меня сразу начали спрашивать, зачем я хочу устроиться. Говорили что-то вроде: «Вы сами себе противоречите, не понимаете, на что подписываетесь». Проверяли мою стрессоустойчивость. Думали, что проработаю недолго и уйду, когда подвернётся что-то более интересное. Но я показала, что настроена серьёзно. Для меня в приоритете стабильность работы и возможность роста в рамках компании.

Общие сведения

Типовая должностная инструкция секретаря

Они сводятся к следующим рекомендациям, обязательным к исполнению:

— обеспечение административной деятельности начальства;

— прием и распределение корреспонденции по отделам, обработка, подготовка и отправка ответных писем, если это необходимо;

— организация делопроизводства, сбор и обработка необходимых сведений для начальства;

— прием от сотрудников разных отделов различных документов для передачи их руководству для ознакомления или подписи;

— организация планерок (совещаний) и ведения протокола этих мероприятий;

— организация закупки или собственно закупка канцелярских товаров и другой нужной продукции для обеспечения нормальной трудовой деятельности сотрудников;

— организация приема начальством сотрудников и других посетителей;

— выполнение некоторых других поручений.

Требования к знаниям

Обязанности сотрудника могут немного отличаться от представленных выше, в зависимости от его главной специализации. Но определенные знания и навыки никогда не будут лишними для человека, занимающего эту должность.

К таким знаниям относятся следующие:

— основы административного и трудового законодательства;

— основные нормы делового этикета и этики;

— основы делопроизводства;

— правила работы с различной оргтехникой, приемно-переговорной, а также вычислительной техникой;

— техника безопасности;

— охрана труда;

— основные знания по ведению деловой переписки.

СПРАВКА! Кроме вышеперечисленного, для выполнения секретарем должностных обязанностей, понадобятся знания внутренних основ работы предприятия, распорядка его работы, нормативных документов и другой важной информации

Обязанности помощника руководителя

Должность помощника руководителя является смежной с должностью секретаря, их обязанности практически ничем не отличаются. Помощник руководителя точно также осуществляет прием и передачу корреспонденции, копирует и архивирует документы, доводит до сведения ответственных лиц распоряжения директора, осуществляет делопроизводство, производит закупку необходимых товаров.

СПРАВКА! В основном секретарем может стать человек, который имеет высшее или среднее профессиональное образование. Во втором случае необходим также опыт работы по специальности не менее двух лет.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаря-референта немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это – обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности ведение кадрового делопроизводства. Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.

Плюсы и минусы

Достоинствами профессии можно назвать следующее:

• отсутствует физическая нагрузка;
• есть возможность получить важные коммуникативные навыки и наладить полезные связи;
• нет необходимости иметь специальность для получения работы;
• работа в комфортных условиях;
• в некоторых случаях можно в личных целях воспользоваться офисной оргтехникой (копир, скан);
• иногда можно совмещать учебу и работу.

Как и в любой другой профессии, должность секретаря имеет свои недостатки:

• постоянное нахождение на виду у руководства;
• ежедневный безупречный внешний вид (особенно важен в крупных компаниях);
• однотипные задачи и рутинная работа (часто характерны для небольших организаций);
• работа часто связана со стрессом;
• выполнение личных поручений начальства, не имеющих отношения к работе;
• редко есть возможность для самореализации;
• режим работы может быть ненормированным.

Перспектива развития для секретаря часто остается под вопросом. Одни руководители не спешат терять хорошего сотрудника и переводить его на другую должность. Другие по отношению к ответственным, трудолюбивым и профессиональным работникам проявляют понимание и нередко повышают в должности.