Велком-тренинги и курсы по адаптации новых сотрудников

Что писать в welcome-письме

Как вы сами могли убедиться, приветственные письма могут выглядеть совершенно по-разному.

В зависимости от специфики бизнеса (и целей) вы можете выбирать ту или иную информацию и визуальные элементы. Вот что многие компании пишут в welcome-письмах:

• Добро пожаловать! Благодарим за подписку. Это самые очевидные фразы. Но они просто необходимы, чтобы показать, как сильно вы цените каждого нового подписчика. Таким образом вы завязываете отношения с аудиторией, заручаетесь доверием и мотивируете ее на активное взаимодействие с контентом.
• Держите подарок. Как вы уже знаете, мы большие фанаты лид-магнитов и других подарков за подписку. Лид-магниты мгновенно располагают к себе подписчиков и положительно влияют на дальнейшее общение. Welcome-письмо может стать предлогом для такого подарка.
• Держите лучший контент. Ссылка на полезный гайд для новичков отлично вписывается в формат приветственного письма. Если у вас нет гайда, можно направить подписчиков на другой вовлекающий контент. Подборка из трех-четырех самых популярных постов также будет неплохим вариантом.
• Что вы хотите узнать? В последнее время я все чаще вижу опросы в email-рассылках. Это хорошо. Опросы – это один из лучших способов узнать, какой контент на самом деле хотят видеть ваши читатели. Сложность лишь в том, чтобы разговорить их. Учитывая, какая высокая вовлеченность у welcome-писем, не упустите шанса включить в них опросы.
• Попросите добавить рассылку во вкладку с приоритетными письмами.  Попросите пользователя в welcome-письме переместить вас в приоритетную вкладку почтового ящика или в список надежных отправителей, чтобы никогда больше не иметь проблем с доставкой писем. Пошаговые инструкции, как это сделать, оформите в виде изображения или GIF-анимации.
• Предложение покупки. Как уже говорилось выше, в момент получения welcome-письма подписчик проявляет максимальный интерес к услугам или продуктам компании. Это просто идеальный момент для продаж, и бренд может предложить даже электронную книгу стоимостью 7$. Может, это именно тот контент, который подписчику нужен на этом этапе.

Отслеживайте результаты

До начала работы над адаптацией сотрудников, которую мы начали в прошлом году, ее процент составлял всего 18%. Сейчас, почти через год, он составляет 92%. Эти числа складываются из количества работников, которые успешно прошли начальные этапы — welcome-тренинг и «Курс новичка». 

Каждый месяц показатели направляются собственникам компании, генеральному директору и управляющему партнеру, а также руководителям уровня CEO 1, 2, 3. Это не обезличенная статистика — управленцы могут посмотреть данные по каждому сотруднику. 

На сегодня в компанию приходит около 400 человек в месяц. Летом с мая по июль 2020 года было большое пополнение складского отдела: в месяц приходили от 600 до 800 человек. Несмотря на это, eNPS, уровень счастья сотрудников, у новичков стабильно составляет 4,8 из 5 (измеряем по пятибалльной шкале). В то время как общий показатель eNPS сотрудников компании — 4,6 из 5. 

На испытательном сроке мы измеряем индекс лояльности каждый месяц. Если оценка специалиста ниже четырех, HR-отдел связывается с ним, уточняет причину и помогает улучшить ситуацию.  

Прием №6 – институт наставничества

Пожалуй, наиболее эффективный инструмент, который можно использовать для налаживания плодотворного сотрудничества между новыми и давно работающими сотрудниками. Наставничество не менее сложно, чем система KPI с точки зрения внедрения. Но позволяет добиться высоких результатов как никакой другой.

В рамках наставничества у новичка в коллективе появляется некий старший товарищ, который непосредственно знакомит его с правилами и нормами компании, разъясняя все нюансы и аспекты, помогает решать профессиональные, организационные и другие, возникающие в процессе деятельности, вопросы. Все это вместе помогает новому человеку не только существенно быстрее адаптироваться, но и минимизирует ошибки при выполнении работы.

Функция наставника – передать необходимые для работы в компании профессиональные навыки и умения, научить выполнять новичка работу так, как требуется на его должности. Это делегирование профессиональной компетенции, которое проводится в два этапа. На первом это обучение и совместное выполнение работы, по принципу «делай как я». На втором – самостоятельное выполнение работы новым сотрудником, проверка ее наставником и совместная работа над ошибками. Второй этап повторяется до тех пор, пока новичок в полной мере не овладеет навыком, после чего он может работать самостоятельно.

Оценка полученных от наставника знаний может проводиться с помощью теста, цель которого – выявить уровень овладения профессиональными технологиями и определить зоны, которые необходимо проработать дополнительно.

Наставничество, как правило, подкрепляется материальными и нематериальными стимулами. К материальным факторам относится надбавка за выполнение функция наставника либо процент от заработной платы. С точки зрения нематериальной мотивации – наставничество может выступать одним из условий должностного продвижения, т.е. способствовать карьере
.

Так, например, в компании «Скинкеа» проводится ежегодная аттестация штата. И принятие сотрудником на себя функции наставника способствует развитию таких компетенций, как: «Развитие других сотрудников коллектива», «Лидерство». Высокая оценка этих компетенций влияет на итоговый балл аттестации. Его величина служит основанием для изменения заработной платы и/или повышения в должности.

Что такое приветственное письмо и зачем оно нужно?

Приветственное или welcome-письмо – самое первое письмо, которое приходит в течение пары минут после подписки на рассылку. Помимо вежливости, у welcome-писем есть целый ряд задач.

— Рассказать об услугах/товарах вашей компании

Вкратце опишите преимущества вашей компанией с упором на выгоду для клиентов, то есть поясните, как вы поможете решить ту или иную проблему ваших подписчиков.

— Ответить на самые популярные вопросы

Первое письмо может сыграть роль раздела FAQ. Узнайте у менеджеров по продажам, какие вопросы чаще всего задают ваши потенциальные клиенты. Обычно это касается доставки, способов оплаты, гарантий и возможных бонусов. Всю самую важную информацию подайте в welcome-письме в формате «вопрос-ответ».

— Осветить все самое главное

Приветственное письмо может стать своеобразным проводником. Дайте ссылки на самые популярные разделы, которые могут быть интересны вашим подписчикам, например, «Блог», «Каталог» и «Контакты».

— Задать тон рассылки, познакомиться поближе

Если обычно ваши письма близки к агутинскому «хоп-хэй-лалалей», не стоит притворяться сухарями и строчить официальщину. И, наоборот, если общий тон вашей рассылки деловой, то в приветственном письме шутки-прибаутки будут лишними.

Электронные технологии для повышения адаптивности в коллективе

Традиционная система обучения принятого на работу персонала представляет прохождение стажировки и прохождение формального или неформального собеседования перед утверждением в должности. Занятые работники отдела или подразделения не горят желанием уделять время новичку, который быстро потеряется в непрерывном потоке информации и максимум что успеет сделать за время стажировки — это перебрать ворох документов и узнать где в здании столовая.

Ситуацию поможет исправить welcome тренинг, простой и действенный инструмент, не отрывающий человека от ознакомительной стажировки, но позволяющий быстро и просто разобраться в нюансах рабочего процесса. Специально подготовленный курс, включенный в электронную систему обучения необходим для разгрузки тренеров и сокращения финансирования, используемого для квалификационной подготовки вновь принятых новичков, которым в минимальные сроки необходимо усвоить максимум информации.

Стратегия электронного обучения: возможности создания необходимого контента

Продуманная и тщательно реализованная система адаптации персонала это первый и серьёзный шаг в направлении формирования работоспособного и объеденного одной целью коллектива, в котором каждый сотрудник нацелен на достижение общего результата. И не стоит забывать о коллегах новичка, которым не нужно тратить личное или рабочее время на ознакомительные и вводные речи, эта перспектива обеспечивает возможность бесперебойной работы компании, пополнившейся новым работником.

Презентационный велком тренинг это комплекс информации и данных, касающихся истории компании и ее основных достижений за время работы на рынке, перечисление миссии и целей, основ корпоративной культуры и ценностей. В каждой организации есть свои «правила игры в бизнес», философия развития и концепция достижения успеха, и ознакомление с ними новичка помогает ему стать частью коллектива, адаптироваться в новых условиях и стать частью большого механизма, задать себе цели и выработать путь к их достижению.

Цели и задачи велком тренинга: зачем нужен электронный курс

Правильно подготовленный и наполненный необходимой и важной информацией welcome тренинг для сотрудников решает сразу несколько задач, основные из них можно определить в трех положениях:

• адаптация с возможностью почувствовать свою сопричастность к единому и большому делу;
• передача знаний и их накопление, усвоение важных данных о традициях и миссии организации;
• мотивация и стимулирование желания стать частью большого и дружного коллектива.

Итоговое тестирование в ознакомительном тренинге это не просто аналитический отчет для отдела кадров или менеджера по персоналу, дополнив его анкетированием можно выявить узкие места и ненужные блоки информации.

Использование современных форматов обучения открывает уникальные и практичные возможности, которые позволяют не переманивать опытных специалистов у конкурирующих фирм, а самими подготовить и удержать квалифицированный и профессиональный персонал.

Популярные статьи

• 11 января 2018
• Контент-маркетинг

• 8.3K
• 11 мин.

Где зарыта смысловая уникальность текста: секреты создания контента в эпоху Баден-Бадена

Проверить техническую уникальность просто – достаточно воспользоваться любым нравящимся вам сервисом, а вот со смысловой все гораздо сложнее. Пока ни одна общедоступная программа не в силах определить, что перед вами – написанный с нуля текст или хороший рерайт. Поэтому рассказываем, где искать правду.

• 31 мая 2019
• Контент-маркетинг

• 9.4K
• 20 мин.

О чем писать в блог: 141 тема для статей

Муза покинула вас, а контент-план нужен здесь и сейчас? Не паникуйте – мы подскажем, как выследить интересные идеи для коммерческого блога и где искать вдохновение. А если в вашей голове пусто, как в саванне в полдень – воспользуйтесь нашим списком из 140 и одной темы для блога, адаптируйте их под свой бизнес и забудьте о творческом кризисе.

• 11 февраля 2021
• Контент-маркетинг

Разработка Welcome! тренинга

К подготовке «Welcome! Тренинга»
важно привлечь специалистов и руководителей разных подразделений. Она должна включать следующие этапы:
1

Уточнение целей курса и ожидаемых результатов.
2. Определение структуры и содержания программы. Для этого можно провести фокус-группу или интервью среди тех сотрудников, которые работают в организации сравнительно недавно (полгода, год) и могут подсказать, дефицит какой информации они испытывали, когда только пришли в компанию.
3. Подготовка содержательной части тренинга, определение продолжительности и формы проведения. На этом этапе нужно выделить интересные примеры из жизни компании, составить список вопросов для интерактивного обсуждения и подготовить раздаточные материалы.
4. Оценка курса. Как было указано выше, «Welcome! Тренинг» не является тренингом в его привычном понимании, поэтому процесс оценки может включать всего два шага:
§ фиксирование реакции новичков: понравилась ли им форма проведения программы, все ли было понятно и т.д. В конце обучения участникам можно предложить для заполнения небольшую анкету, так называемый smiles-тест, включающий не более 7–10 вопросов;
§ проверка знаний с использованием тестов о продукте/ услугах, если в этом есть необходимость.

Пример

В «Московской Ореховой компании» дважды в год для персонала департамента продаж проводится Турнир по ассортименту. Его цель – проверка знаний об основных характеристиках производимой продукции. В назначенный день (дата объявляется заранее) каждый сотрудник заполняет один из вариантов теста, в котором предлагается ответить на 10 открытых вопросов. После проверки и выставления баллов рассчитывается средняя оценка по подразделению. Отдел, ставший победителем, получает право выбрать коллективный приз в рамках запланированного бюджета.

Как проводить Welcome-тренинг для новых сотрудников

Welcome-тренинг – это вводный курс для новых сотрудников. В рамках адаптационной и вводной программы на начальном этапе рационально провести своеобразный тренинг, который не рассматривается в привычном понимании этого слова.

Скачайте документы по теме:

Если в программе примут участие представители руководства, новички воспримут это позитивно. В структурных подразделениях
при отсутствии возможности принять участие в вводном обучении первых лиц рационально подготовить видеообращение к участникам генерального директора или его заместителя. Узнайте, как комбинировать разные формы обучения и

Основную часть Welcome-traininga проводит сотрудник по работе с персоналом, подбору и адаптации под непосредственным руководством руководителя HR-службы. О выпуске продукции, предоставлении соответствующих услуг рассказывают маркетологи, технологи, другие специалисты, которые принимают непосредственное участие в производственном процессе.

Блок, разъясняющий кадровую политику предприятия, проводят специалисты HR-отдела, ведущие специалисты других отделов или цехов. Чтобы завоевать большее доверие новичков, стоит рассказать историю развития предприятия, истоки традиций, которые стали неизменными.

Рассказ о социальной политике доверяют председателю профсоюзной организации. Мотивация новых сотрудников закладывается на первоначальном этапе, затем происходит приобщение к традициям, корпоративной культуре и поведению.

сведения о компании. В этом блоке новичков знакомят с прошлым, настоящим и будущим предприятия. Сотрудников необходимо ознакомить с историей создания, миссией, стратегическими приоритетами и целями на соответствующий период. Рационально рассказать о структуре и ключевых фигурах, об основных клиентах, партнерах, об освещение основной деятельности в средствах массовой информации, о сложившихся корпоративных мифах и об истории успеха. Не стоит использовать презентации. Расставить акценты в рассказе поможет последовательное повествование;

следующий блок рационально посвятить рассказу о выпускаемой продукции или оказываемых услугах. В общую информацию включают сведения о соответствующем сегменте рынка, позициях на рынке и конкурентах. Если сотрудникам, которые только что трудоустроились
, в дальнейшем придется работать с постоянными и новыми клиентами, к разработке этого блока не стоит относиться формально

Важно изначально определить объем подаваемой информации и глубину подачи такого материала;

о корпоративной культуре и традициях рассказывают подробно. Новичкам разъясняют принципы, нормы, основные положения, принятые Корпоративным кодексом. Подробно разъясняют стандарты в сфере дресс-кода и делового этикета, рассказывают о проводимых мероприятиях, поздравлениях, правилах делового этикета и сложившихся негласных традициях;

в блоке о корпоративной политике в сфере управления персоналом доносят информацию о том, какие возможности предоставляются сотрудникам в сфере профессионального роста, развития карьеры, системного вознаграждения, рассказывают об условиях работы. Рационально провести экскурсию по отделам, цехам или структурным подразделениям, филиалам, дать возможность новичкам пообщаться с теми, кто на протяжении многих лет работает в организации и может на своем примере показать развитие карьеры. Если организовать экскурсию затруднительно, готовят слайды, где показан полный цикл производственного процесса;

на заключительном этапе демонстрируют полнометражный фильм о становлении организации
, выпуске продукции, изменениях технологического процесса, модернизации производства. Это может быть просто подборка историй в повествовательном стиле. Подготовку такого фильма рационально доверить профессиональным специалистам.

Периодичность и продолжительность Welcome-traininga

Продолжительность Welcome-тренинга зависит от объема подготовленной информации и от размера компании. Программа может длиться несколько часов или дней. Адаптационный курс под названием «Добро пожаловать в компанию!» может занять до пяти рабочих дней. Необходимо учитывать, что один курс адаптационной программы не может занимать более, чем несколько часов в день. Полезная статья: Ставить перед сотрудниками
. Это развивает лучше, чем тренинг

Планируют занятия на определенные дни недели. Все остальное время новички адаптируются на рабочем месте. В это время рационально к ним прикрепить наставника и бадди, которые будут поддерживать новых специалистов в самом начале работы, и вводить в курс повседневной жизни.

Примеры welcome-писем

Ниже мы собрали 11 примеров приветственных серий и рассказали, чем они нам понравились. Также мы добавили два примера очень слабых приветственных писем (#6) для сравнения.

Backcountry

Это очень длинное, но, несмотря на это, примечательное welcome-письмо.

Но при этом каждое фото несет смысл. Мы видим крупным планом улыбку сразу после заголовка «Спасибо». Затем идут фотографии ассортимента предлагаемой продукции. Еще ниже нам предлагают обратиться к специалистам по фирменному снаряжению, которые помогут подобрать нужную модель и ответят на интересующие вопросы. Эта фишка выделяет бренд на фоне других.

Также имеется реклама фирменного приложения. Приветственное письмо – это просто идеальное место для продвижения фирменных инструментов. Во время написания этой статьи я наткнулась на несколько примеров рекламы приложений в приветственных письмах, что не может меня не радовать.

В самом конце рассылки мы встречаем призыв достигать вершин и быть лучшим (be “goatworthy”). Это на языке Backcountry значит «быть классным». Я заметила еще одну закономерность: в таких рассылках иногда размещают хештеги, чтобы показать свою причастность к различным инициативам.

Хештег #goatworthy дает много информации о философии Backcountry. С помощью хештега компания собирает вокруг себя сообщество людей с похожими интересами и показывает новым подписчикам, что продажа товара – далеко не главная цель деятельности бренда. Это также укрепляет доверие аудитории и находит отклик в ее душе.

Levo

Levo призывает кардинально сменить карьеру.Это очень простое welcome-письмо, где применили парочку умных приемов. Во-первых, заглавное фото намекает, что вы должны сделать: сесть за компьютер и заполнить профиль Levo. Изображение веб-сайта Levo на экране дополняет картину.

Далее в тексте неоднократно используются слова «вы» и «теперь». Маркированный список вместо стандартных абзацев облегчает восприятие и чтение. Также есть огромная (хоть и не броская) кнопка призыва к действию.

Подпись завершает письмо и создает ощущение персонального и искреннего обращения. Это просто фотография подписи, но раньше direct-маркетологи ВСЕГДА добавляли отсканированную подпись в конце рекламных и коммерческих писем. Почему? Потому что она повышала продажи. А в этом случае подпись повышает шанс совершения пользователями желаемых действий.

MavSocial

Немногословное приветственное письмо от MavSocial. Мне здесь нравится несколько нюансов. Во-первых, лаконичный текст: не нужно пробираться сквозь витиеватые строки в поисках смысла.

Некоторые welcome-письма злоупотребляют информацией и выглядят как сплошные блоки текста. Здесь этого нет. Абзацы очень короткие. Шрифт достаточно крупный для удобства чтения. Также хорошо заметны ссылки.

В письме дается пошаговая инструкция, как зарегистрировать аккаунт и начать управление социальными сетями. А поскольку само письмо написано простым языком, то кажется, что и шаги этой инструкции легко выполнить. Все это подталкивает пользователей к нужному действию: переход с пробного аккаунта на полноценный.

Refinery29

Что еще мне нравится в этом письме: в самом начале компания просит переместить ее рассылки во вкладку «несортированные», куда обычно попадает личная переписка.

Experian не так давно провели исследование приветственных писем и выяснили, что просьба добавить рассылку в приоритетную вкладку, размещенная в начале письма, эффективнее, чем просьба в конце письма. При чем количество подписчиков, выполняющих инструкции и указания в самом начале письма, увеличивается на 20%.

Luzme

В этом велком письме тоже много интересных деталей — это и персонализация, и четкое описание, чем занимается компания. В рассылке также есть напоминание, почему я получила это письмо.

Поскольку это SaaS-компания, важно, чтобы я поняла, чем она занимается и как все работает. В этом письме все подробно поясняется

Больше всего мне нравится раздел FAQ. Именно такой информации не хватает новоиспеченному пользователю. Если честно, это первое welcome-письмо на моей памяти с FAQ.

Прием №1 – обучение

Залогом успешной и быстрой адаптации нового человека в коллективе служит его обучение
, цель которого – дать как можно больше информации о компании, сделать систему работы прозрачной и понятной, продемонстрировать ценности компании, ее ожидания. Понимание основных ценностей, которые разделяют другие сотрудники, становится тем фундаментом, на котором можно строить профессиональные и личные коммуникации с коллективом.

Обучение может проходить в форме тренингов
, презентаций и с помощью обучающих материалов. Буклет новичка позволяет в доступной форме донести до нового сотрудника свод правил и действий, принятых в компании, нормы поведения, общения и прочие важные моменты корпоративной культуры. Его главная цель – помочь при социальной адаптации.

Welcome book как инструмент для адаптации

«Welcome book» называют документ, в котором компания размещает всю необходимую информацию о ее деятельности для нового сотрудника. Исполнение этого документа может быть любым:

• в напечатанном виде (формат книги А5 или журнала);
• в электронной версии (в pdf или на платформе, аналогичной «Википедии»).

Что касается структуры и содержания документа, то здесь все зависит от особенности деятельности компании. Стоит помнить, welcome book для новых сотрудников изначально создан, чтобы ответить на все интересующие вопросы о компании и ее бизнес-процессах

Поэтому важно, создавая книгу, предоставлять всю информацию в формате FAQ (Frequently Asked Question), как ответы на часто задаваемые вопросы

Рассмотрим пример структуры книги для новичка и разберемся, какую информацию можно написать о компании.

1. Общая информация о компании

Здесь важно приветствовать каждого нового сотрудника, описывать историю создания компании и указывать ее миссию. Также важно рассказать о стратегических целях и перспективах, чтобы сотрудник сразу понимал, что он пришел в развивающуюся компанию

2. Организационная структура

Далее необходимо познакомить сотрудника со структурой компании: какие в ней есть отделы, кто их возглавляет, прописать представителей компании, их рабочие контакты (СЕО, HR, бухгалтера). Здесь можно указать, как организовано рабочее место и порядок действий сотрудника, если ему чего-то не хватает для выполнения рабочих задач. 

3. Правила поведения сотрудников

Поскольку у всех компаний коммуникация внутри компании строится по-разному, укажите, как это происходит у вас: есть ли корпоративный дресс‑код, какие взаимоотношения приветствуются в коллективе и каковы главные правила общения с клиентами / партнерами. 

5. Оформление

Если ваша книга ориентирована под каждого отдельного сотрудника, вы можете также указывать общие положения об оформлении на работу, оплате труда, бонусной системе, предоставлении отпусков и больничных, систему оценивания сотрудников, обучение и карьерный рост. 

Обязательно в конце книги укажите контакты, к кому можно обратиться, если у сотрудника остались вопросы.

Отметим, что не все компании создают welcome book, ограничиваясь устным разговором или документом в формате .docx с общими положениями. Но есть компании, которые не просто создают такие книги, а делают их шедевральными, благодаря креативному формату. 

Собирайте обратную связь

Каждый месяц в течение испытательного срока новые специалисты проходят опрос на корпоративном портале, где оценивают взаимодействие в команде по пятибалльной шкале: комфортно ли им работать, понятны ли задачи, поддерживает ли их руководитель и так далее. 

Помимо опросника можно оставить дополнительные комментарии. Если они негативные или корректирующие, HR-отдел связывается с руководителем и уточняет, в чем сложности у новичка, удалось ли их решить и какие шаги будут предприняты для того, чтобы негативной обратной связи не поступало впредь. Если у вас нет корпоративного портала, собирать обратную связь можно любым удобным образом: и с помощью обычных Google-форм, и даже с помощью обычного ящика с бумажками.

Раз в полгода в компании проводятся встречи новичков с собственниками, на которых они комментируют важные события в истории компании, отвечают на вопросы и делятся опытом. У нас считается, что самый глупый вопрос, — тот, который не был задан, поэтому никто не стесняется спрашивать интересующие их моменты.